Artículo · Casos reales
¿Es legal facturar con Excel? Sí hasta tu fecha VeriFactu, y luego se acabó
Por Pablo Fernández GarcíaRevisado el 4 min de lectura
Qué cambió en la revisión del 12 de octubre de 2026
La tabla de fechas límite muestra ahora el aplazamiento previsto (hasta octubre de 2028, sin día concreto) junto a las fechas del texto vigente.
Cientos de miles de autónomos españoles facturan hoy con una plantilla de Excel o Word. Es perfectamente legal… de momento. VeriFactu pone fecha de caducidad a esa costumbre, y conviene entender exactamente por qué, cuándo y qué alternativas gratuitas tienes.
En esta guía
Por qué Excel deja de valer
El problema de Excel no es estético: es que no cumple ninguno de los requisitos técnicos del RD 1007/2023. Una plantilla se puede editar, borrar o duplicar sin dejar rastro; no genera registros encadenados con huella digital (hash), no produce el código QR verificable ni guarda un registro de eventos. Exactamente lo que la norma quiere impedir.
Da igual que tú lo uses honradamente: la sanción no castiga defraudar, castiga usar un sistema no adaptado. Y la multa es fija: 50.000 € por ejercicio.
Hasta cuándo puedes seguir con tu plantilla
| Situación | Hasta cuándo, si se publica el aplazamiento | Último día según el texto vigente |
|---|---|---|
| Sociedades (S.L., S.A.) | Hasta octubre de 2028 (sin día concreto) | 31·12·2026 |
| Autónomos (personas físicas) | Hasta octubre de 2028 (sin día concreto) | 30·06·2027 |
Quedan 720 días (a 12-10-2026) hasta octubre de 2028, la fecha prevista. El detalle de fases, en el calendario VeriFactu.
Tus tres salidas (dos son gratis)
- La aplicación gratuita de la AEAT. Para quien emite pocas facturas al mes es el sustituto natural de la plantilla: cero coste, cero instalación. Cómo funciona y sus límites.
- Volver al talonario de papel. Legal, pero un paso atrás: más errores, sin copia de seguridad y una imagen poco profesional ante clientes de empresa.
- Un programa adaptado de bajo coste. Si facturas a menudo o necesitas presupuestos y recurrentes, los planes básicos comerciales parten de pocos euros al mes. Exige siempre la declaración responsable de cumplimiento del fabricante.
Cómo migrar sin dolor desde tu Excel
El error típico es esperar a la última semana. Hazlo con margen: exporta tu histórico (número, fecha, cliente, base, IVA) a un CSV limpio; comprueba que tu numeración es correlativa y sin huecos, porque cualquier sistema nuevo continuará la serie; y emite tus primeras facturas de prueba en el sistema nuevo mientras el viejo aún es legal. Recuerda que las facturas antiguas emitidas con Excel no tienen que adaptarse: solo conservarse 4 años, como siempre.
El detalle de la numeración que casi nadie te avisa
Al pasar de Excel a un sistema adaptado hay un punto técnico que da sustos de última hora: la serie de numeración. Tus facturas deben seguir una numeración correlativa y sin huecos, y el sistema nuevo tiene que continuar tu serie, no empezar de cero ni duplicar números que ya usaste. Antes de migrar, localiza cuál fue tu última factura del año (por ejemplo, 2028/041) y configura el programa nuevo para que arranque en la siguiente (2028/042). Si trabajas con varias series (una para facturas normales y otra para rectificativas, o una por local), replica esa misma estructura. Es un cuarto de hora de configuración que evita el clásico problema de tener dos facturas con el mismo número, algo que Hacienda detecta y que obliga a corregir con rectificativas.
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Preguntas rápidas
¿Puedo seguir facturando con Excel?
Hasta tu fecha de obligación, sí. Después no: Excel y Word no cumplen los requisitos de inalterabilidad y trazabilidad. Tendrás que usar un programa adaptado o la aplicación gratuita de la AEAT.
¿Por qué exactamente no vale Excel?
Porque una plantilla se puede editar, borrar o duplicar sin dejar rastro, no genera registros encadenados con huella digital ni el QR verificable. Es justo lo que la norma quiere impedir.
¿Tengo que rehacer las facturas antiguas hechas con Excel?
No. Solo se conservan durante el mínimo de 4 años. Los requisitos de VeriFactu se aplican únicamente a las facturas que emitas a partir de tu fecha de obligación.