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Qué hacer si pierdes una factura: cómo pedir un duplicado
Por Pablo Fernández GarcíaRevisado el 11 min de lectura
Se te ha perdido una factura y el primer instinto es escribirla otra vez de memoria, como quien reconstruye la lista de la compra. No sirve: ese papel es, para Hacienda, un documento con nombre propio, y reconstruirlo a ojo es tan fiable como recordar la contraseña del wifi de un hotel dos años después. Hay un procedimiento real, y depende de un detalle que casi nadie mira primero: si la factura era tuya o de tu proveedor.
En esta guía
- Lo primero: ¿la factura era tuya o de tu proveedor?
- Si la perdiste tú: puedes reexpedirte un duplicado
- Si la perdiste tú y era una factura recibida de un proveedor
- Los pasos para pedir el duplicado
- Qué pasa con el IVA si no llegas a tiempo
- ¿Y si el proveedor ya no existe o no contesta?
- Cuánto tiempo tienes que guardar tus facturas (para no volver a pasar por esto)
- Errores que te pueden salir caros
- Factura perdida y VeriFactu: ¿cambia algo?
- Resumen: lo que tienes que recordar
Antes de seguir, una aclaración que evita confusiones: esto no tiene nada que ver con la factura rectificativa. Aquella corrige un error en una factura que sigue existiendo; esta la buscas porque ha desaparecido, sin que haya ningún error en lo que decía.
Lo primero: ¿la factura era tuya o de tu proveedor?
Es la pregunta que decide todo lo demás, porque la norma no te deja resolverlo tú solo en los dos casos.
Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura. La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas únicamente será admisible en los siguientes casos: […] b) En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.
| Qué perdiste | Quién puede darte el duplicado |
|---|---|
| Una factura que tú emitiste a un cliente | Tú mismo, a partir de tu copia o de tu programa de facturación |
| Una factura que recibiste de un proveedor | Solo quien la emitió; tú no puedes crearla de nuevo |
Si la perdiste tú: puedes reexpedirte un duplicado
Buena noticia si lo que se ha traspapelado es tu propia copia: casi cualquier programa de facturación guarda una copia digital de todo lo emitido, así que lo primero es mirar ahí antes de dar la factura por perdida de verdad. Si de verdad no hay copia en ningún sitio, puedes reexpedirte tú mismo un duplicado a partir de tus registros contables (el número, la fecha, el cliente y el importe ya constan en tu contabilidad, así que no estás inventando nada).
Los ejemplares duplicados a que se refiere el apartado anterior de este artículo tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales. En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión «duplicado».
Ese matiz de la palabra «duplicado» no es un formalismo decorativo: es el requisito que hace que el documento nuevo tenga la misma validez que el que se perdió. Sin esa mención, lo que le das a tu cliente es una copia informal, no un duplicado con efectos legales.
Si la perdiste tú y era una factura recibida de un proveedor
Aquí no hay atajo: no puedes generarte tú una factura que no emitiste, por muchos datos que recuerdes de la operación. Tienes que pedírsela a quien te la dio.
En la práctica no suele ser complicado — a tu proveedor le interesa tanto como a ti tener esa operación bien localizada en su propia contabilidad —, pero conviene hacerlo con un mínimo de orden para que no se quede en un «ya te la busco» que no llega nunca.
Los pasos para pedir el duplicado
- Reúne lo que recuerdes de la operación: fecha aproximada, importe, concepto y con quién trataste. Cuanto más concreto, menos tarda en encontrarla.
- Contacta con quien te la emitió por el canal habitual — no hace falta ningún trámite formal, un correo o una llamada bastan.
- Pide expresamente un «duplicado», con esa palabra. Es la que exige el reglamento para que el documento nuevo valga como el original.
- Comprueba que lleva todos los datos obligatorios del original —no solo el importe: también el NIF, el desglose de la base y la cuota, y la descripción de la operación— además de la mención «duplicado» visible.
- Archívalo igual que archivarías el original. A efectos legales y de deducción, vale exactamente lo mismo.
Qué pasa con el IVA si no llegas a tiempo
Aquí es donde perder una factura recibida deja de ser solo una molestia. La Ley del IVA es clara en el requisito: para deducir, hace falta estar en posesión de la «factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio» (art. 97.Uno.1.º). Un duplicado válido cumple ese papel, porque el propio reglamento le da la misma eficacia que al original — pero sin ninguno de los dos, el derecho a deducir se queda en el aire.
Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen […] deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación […]. Sin perjuicio de lo anterior, la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones, por lo que una vez que la Administración cuestiona fundadamente su efectividad, corresponde al obligado tributario aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones.
Traducido: la factura es la prueba que Hacienda prefiere, no la única que admite. Si de verdad no consigues el duplicado, otros medios —extracto bancario del pago, contrato, presupuesto, correspondencia con el proveedor— pueden sostener la operación. Eso sí, la carga de demostrarlo pasa a ser tuya, y es un camino más cuesta arriba que tener sin más el papel correcto.
¿Y si el proveedor ya no existe o no contesta?
Pasa, sobre todo con operaciones antiguas: negocios que cierran, autónomos que se dan de baja, empresas que cambian de gestoría y pierden el rastro de facturas viejas. Ahí entra en juego justo lo que acabas de leer — los medios de prueba alternativos del art. 106.4 de la LGT — porque pedir el duplicado ya no es una opción real. Guarda todo lo que sí tengas (el justificante del pago es el más sólido de todos) y preséntalo junto con lo que puedas reconstruir de memoria si Hacienda llega a preguntarte por esa operación.
Cuánto tiempo tienes que guardar tus facturas (para no volver a pasar por esto)
La respuesta corta que circula por ahí — «4 años» — es solo la mitad de la respuesta.
| Plazo | Por qué | Norma |
|---|---|---|
| 4 años | Es el plazo de prescripción tributaria: mientras no pase, Hacienda puede revisar tu IVA, IRPF o Sociedades | Art. 66 LGT |
| 6 años | Si eres empresario, el Código de Comercio te obliga a más: libros, correspondencia y justificantes del negocio | Art. 30.1 CCom |
| 10 años | Excepción: si la factura respalda una base negativa o una deducción pendiente de compensar | Art. 66 bis.2 LGT |
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Hay una excepción que alarga esto todavía más: si alguna factura respalda una base imponible negativa o una deducción que arrastras de un ejercicio a otro (típico en los primeros años de un negocio, cuando se empieza con pérdidas), Hacienda puede comprobar esa cifra durante 10 años desde que pudiste compensarla, aunque el ejercicio original ya esté prescrito (art. 66 bis.2 de la Ley General Tributaria). Si es tu caso, esas facturas concretas se guardan más tiempo que las demás.
Errores que te pueden salir caros
- Reexpedir tu propia factura sin escribir «duplicado». Sin esa palabra, el documento nuevo no tiene la validez legal del original: es papel sin más.
- Confundir una foto del ticket con un duplicado. Una foto tuya no es un documento nuevo expedido por el emisor: sigue siendo la misma factura estropeada, solo que en formato imagen.
- Tirar los justificantes a los 4 años «porque el fisco solo pide eso». Si eres empresario, el Código de Comercio te pide 6. Deshacerte de ellos antes te deja sin respaldo si algún día lo necesitas para otra cosa, como una inspección mercantil o un litigio con un cliente.
Factura perdida y VeriFactu: ¿cambia algo?
El trámite del duplicado no cambia: sigue dependiendo de quién emitió la factura, exactamente igual que hoy. Lo que sí cambia, desde tu fecha VeriFactu, es lo grave que resulta perder tu propia copia: cada factura que emitas queda registrada en tu sistema de facturación y, si usas la modalidad VeriFactu, también llega automáticamente a la AEAT. El registro sobrevive aunque se te borre el PDF del ordenador. Si todavía no sabes si esto te afecta, el test de 30 segundos te lo dice; si ya lo sabes, la checklist de adaptación es el siguiente paso, y puedes cumplir sin pagar con la app gratuita de la AEAT.
Resumen: lo que tienes que recordar
- Si la factura era tuya, puedes reexpedirte el duplicado tú mismo, con la palabra «duplicado».
- Si la factura era de un proveedor, solo puede dártela quien la emitió — tú no puedes crearla.
- Un duplicado válido tiene la misma eficacia legal que el original, también para deducir el IVA.
- Sin factura ni duplicado, aún puedes justificar el gasto con otras pruebas, aunque cuesta más.
- Guarda tus facturas 6 años: cubre a la vez el plazo fiscal (4) y el mercantil (6) — salvo que respalden una base negativa pendiente de compensar, ahí sube a 10.
- En España no existe un trámite de denuncia policial para una factura suelta.
Fuentes: RD 1619/2012, Reglamento de facturación, Ley 37/1992 del IVA, Ley 58/2003 General Tributaria y Código de Comercio, todos en su texto consolidado del BOE.
Preguntas rápidas
¿Puedo hacerme yo mismo el duplicado de una factura que me dieron?
No. Solo puede expedir el duplicado quien emitió la factura originalmente: el reglamento dice que los empresarios y profesionales «solo podrán expedir un original de cada factura» (art. 14.1 del RD 1619/2012). Tú solo puedes reexpedir un duplicado de las facturas que tú mismo hayas emitido.
¿Un duplicado tiene la misma validez legal que el original?
Sí, siempre que lleve escrita la palabra «duplicado» y lo haya expedido quien emitió el original. El reglamento dice expresamente que «tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales» (art. 14.3 y 14.4 del RD 1619/2012).
¿Puedo deducir el IVA con un duplicado en vez del original?
Sí. La ley del IVA exige estar en posesión de la «factura original» para deducir (art. 97.Uno.1.º), y un duplicado válido tiene la misma eficacia que el original por el propio reglamento de facturación. Lo que no vale es una copia sin más: tiene que ser un duplicado expedido por quien facturó, con esa palabra estampada.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis facturas?
Depende de para qué. A efectos fiscales, 4 años (art. 66 de la Ley General Tributaria). Si eres empresario, el Código de Comercio te obliga a más: 6 años para libros, correspondencia y justificantes del negocio (art. 30.1). En la práctica, guardarlas 6 años cubre las dos obligaciones a la vez. Excepción: si alguna respalda una base negativa o una deducción pendiente de compensar, el plazo sube a 10 años (art. 66 bis.2 LGT).
¿Qué pasa si mi proveedor ya no existe y no puedo pedirle el duplicado?
La factura es la prueba prioritaria, pero no la única: la Ley General Tributaria dice expresamente que «no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones» (art. 106.4). Si Hacienda cuestiona el gasto, puedes acreditarlo con otros medios — extractos bancarios, contrato, presupuesto o correspondencia — aunque la carga de demostrarlo pasa a ser tuya.
¿Tengo que denunciar la pérdida a la policía o avisar a Hacienda?
No, para una factura suelta no existe ese trámite en España (algunas guías que circulan por internet describen el procedimiento de otros países, no el español). Distinto es si pierdes toda tu contabilidad por un robo o un incendio: ahí sí conviene tener denuncia o parte del seguro, porque tendrás que acreditar la causa si Hacienda te lo pide.
¿Vale una foto del ticket con el móvil como duplicado?
No, salvo que te la facilite quien emitió el original y lleve la palabra «duplicado». Una foto de tu propio ticket no la convierte en un documento nuevo con validez legal: sigue siendo, como mucho, una copia informal del mismo papel que se te ha estropeado o perdido.
¿Cambia algo el procedimiento con VeriFactu?
El trámite del duplicado es el mismo. Lo que cambia, desde tu fecha VeriFactu, es que perder tu propia copia deja de ser tan grave: cada factura que emitas queda registrada en tu sistema (y, en la modalidad VeriFactu, también en la AEAT), así que el registro sobrevive aunque se te borre o traspapele el PDF.